Problematika vykazování

Výkazy práce jsou jedním z nejzákladnějších souborů dokumentů, které se týkají většiny zaměstnanců firem. Je jen málo profesí, kde se vystačí s automatickým docházkovým systémem, který ze své podstaty umí pouze zjistit, kdy se dotyčný pracovník nacházel na pracovišti. Správně nastavený systém sledování práce, je přitom jedním ze základních prostředků pro kontrolu produktivity práce.

Výkazy práce vnímáme jako celý soubor dokumentů, protože ve firmě existuje vždy celá řada potenciálních uživatelů dat, z nichž každý potřebuje data v jiné struktuře:

• Management společnosti - sledování informací za celou společnost nebo její část ve formě souhrnného výkazu.
• Operativní a projektový management - sledování času na jednotlivých zakázkách, procesech nebo výrobních cyklech.
• Produktový management a marketing - sumarizovaná data vztažená ke konkrétnímu produktu nebo zakázce.
• Sledování výkazů práce externistů a subdodavatelů na všech úrovních řízení:
  • Dílčí fakturace a platby.
  • Kontrolní sestavy pro management.
• Výkazy pro koncové zákazníky:
  • Fakturace vlastních prací.
  • Vykazování pro potřeby koncového zákazníka.
• Výkazy pro Lidské zdroje.
• Výkazy pro potřeby vyplácení mezd.

Organizace projektů:

Ve výkazech práce se scházejí i další informace z různých zdrojů nebo informačních systémů společnosti. Jsou to především:

• Věcné údaje o jednotlivých zakázkách nebo jejich částech.
• Údaje o projektech a jejich dílčích úkolech.
• Údaje vyplývající z úkolů v běžných procesech společnosti.
• Údaje související s řízením lidských zdrojů, ale případně i souvisejícím materiálem nebo alokovaném strojním zařízení.
• Související časové a kalendářové údaje, kdy systém musí umět rozlišit a pracovat s různorodou strukturou dat (pracovní doba, dovolené, plánované a skutečné zahájení práce, čas na cestě apod.).
• Data z jiných firemních informačních systémů a aplikací:
  • Ekonomické informační systémy (od úrovně správy zakázek přes evidence projektů po mzdovou agendu).
  • Docházkové a obdobné systémy (teoreticky do této skupiny patří i systémy na sledování provozu automobilů).
  • Aplikace pro plánování a vykazování práce na projektech.
  • Aplikace pro plánování a vykazování práce na dílčích zakázkách nebo servisních úkonech.

Další oblastí, která nás zajímá je samotná struktura dat a jejich pořizování. Výkaz může mít podobu souhrnného výkazu práce, souhrnu jednotlivých pracovních nebo výrobních příkazů nebo konsolidovaného výkazu. Podobně jsou data pořizována v různých režimech, z nichž nejběžnější varianty jsou:

• Výkaz práce si zpracuje zaměstnanec sám (konsoliduje informace o své docházce (dovolené, nemoc apod.) a přidělených pracovních úkolech a režijní činnosti (porady, školení apod.).
• Výkaz práce připravuje v konsolidované podobě liniový manager (pro potřeby výplaty mezd, fakturace zakázek, výkazy pro management apod.).

Velmi často není problematika vykazování chápána komplexně a přímým důsledkem je pak skutečnost, že jednotlivé evidence jsou vedeny odděleně, čímž dochází k vyšší pracnosti, vysoké chybovosti dat, či v krajním případě až nemožnosti vzájemně související data porovnat nebo zkonsolidovat do jednoho výkazu.