Procesní analýza metodiky projektového řízení

Předmětem práce je především analýza dat, která jsou při řízení projektů sledována na úrovni operativního řízení projektů, správy portfolia a finančního řízení projektu. V rámci analýzy jsou zmapovány všechny procesy, které souvisejí s řízením projektů v organizaci (např. založení projektu, změnové řízení). Primárním cílem projektu není změna těchto procesů, ale zmapování všech vazeb z pohledu řízení projektů.

Analýza nepředpokládá vytváření nových modelů a evidencí, ale právě naopak jejich sjednocení a uspořádání, případně identifikace dat, která nelze odvodit a vznikají nejčastěji „kvalifikovaným“ odhadem. Dalším problémem při správě dat je jejich „zpoždění“, které často znemožňuje jejich využití při operativním řízení. Ze zkušenosti můžeme identifikovat tyto nejčastější nedostatky:

  • Je požadováno velké množství výkazů, které často obsahují duplicitní data.
  • Velké množství dat je uchováváno v lokálních evidencích (MS Excel).
  • Ve výkazu jsou požadována data, která nemají žádný význam pro řízení (například z historických důvodů).
  • Nedostatečné podklady pro operativní řízení a s tím související nemožnost poskytnout reálný výkaz pro TOP management.
  • Data o projektu jsou kompletní až s určitým zpožděním po ukončení projektu a zůstávají nadále roztříštěna v různých evidencích. Vyhodnotit projekt je pak možné pouze formou detailního auditu.

Výsledky analýzy mohou být využity pro optimalizaci procesů a vytvoření kompletního metodického dokumentu. Dalším typem výstupu je stanovení požadavků na případnou úpravu nebo implementaci informačního systému na řízení projektů a projektového portfolia:

  • Klíčové požadavky na informační systém:
    • podporované procesy,
    • rozsah spravovaných dat (finance, rizika apod.),
    • požadavky na reportingu,
    • ostatní metodické požadavky (šablony projektů, „životní cyklus projektu“ apod.).
  • Počty uživatelů a charakter jejich činností (stanovení skladby licencí, struktura přístupových práv).
  • Požadavky na propojení na jiné informační systémy (ERP, eDMS apod.).